تعریف مکاتبات اداری:

به مجموعه ی مبادلات اداری در شکل های مختلف، مکاتبات اداری می گویند. درتعریف دیگر، به کلیّه ی مکاتباتی گفته می شود که در اداره ها سازمان های دولتی و شرکـت های خصوصی نوشته ردّ و بدل می شود. گونه های مختلف مکاتبات اداری حاوی نامه، حکم، بخش نامه، دستور العمل، صورتجلسه، اطلاعیه ، اطلاعیّه، احکام اداری، اسناد و نوشته های حقوقی است .

نامه:

انواع نامه ها:

اصولا نامه ها را به دو دسته ی نامه های رسمی و غیررسمی تقسیم می کنند.

نامه های غیررسمی:

این نامه ها ً بین دوست ها و بستگان ردّ بدل می وشد. بیشتر حاوی مسایل شخصی و دوست ها ه و خانوادگی است مهم ترین ویژگی این نامه ها آن است که تقلیدی کلیشه ای نبوده و لحن آن خودمانی است. نویسنده ی نامه های خصوصی، شخصی حقیقی[1] است.

نامه های رسمی:

اینگونه نامه ها بطور رسمی و با آداب ویِژگزینشه نوشته می شوند. نامه های رسمی از طرف افراد، سازمانها گذاشته ا مؤسّسات دولتی و خصوصصی و بالعکـس نوشته شده مبادله می شوند و ً از الگوهایی شبیه اصطلاحات ویِژگزینشه استفاده می شود، لحن نویسنده رسمی و جدی است و مقصود با صراحت و روشنی بیان می شوند.

نکته: نامه های اداری زمان ی در اداره وارد و در دفترهای اداری ثبت می شوند رسمی تلقی می شوند. پس انواع مکاتبات رسمی اعم از بخش نامه، آیین نامه، حکم صورتجلسه، دستورالعمل، گزارش، اساس نامه، صورتحساب ها و یا حتی مناقصه، مزایده، شادباش تسلیت، ....... و به محض ثبت در دفاتر اداری، رسمی تلقی می شود. نویسنده نامه های اداری شخصی حقوقی [2] است .

همه مکاتبات در دبیرخانه ثبت وضبط و بایگانی می شوند و از لحاظ ارزش اعتبار جزو اسناد دولتی محسوب می شوند در مسائل ی از اعتبار حقوقی برخوردار بوده قابل استناد می باشند . این مکاتبات به اعتبار محل نگارش عرضه اجرای آن که در مؤسّسات است.« اداری» به اعتبار ثبت ضبط در دفاتر اداری« رسمی» نامیده می شوند.

نامه های داخل سازمانی:

کلّیه مکاتبات و مراسلاتی است که در د اخل یک اداره یا سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می شود. این نامه ها ممکن است بین دو احد سطح و یا از سطح بالا پائین به بالا انجام گیرد. نامه هایی که از سطوح بالاتر به سطوح پایین تر ارسال می گردد اکثرا به شکل دستورالعمل، ابلاغ، بخش نامه پی نوشت. مأموریت، تشویق نامه ها توبیخ های اداری است. نامه هایی که از سطوح پائین تر به سطوح بالاتر ارسال می شود یا در جواب به مقام بالاتر است که شکل گزارش ارائه می شود یا در خواست انجام کار که در این صورت باید به صورت مستدل همراه با مدارک کافی ارائه شود.


انواع نامه از لحاظ محتوا:

نامه ها از لحاظ محتوا به نامه های خبری، بازدارنده، درخواستی و همموسیقی ی تقسیم می شوند. در نامه های خبری، نتیجه کار، یا خـبر به اطّلاع گیرنده می رسد. هدف از نامه های بازدارنده، بازداشتن از کاری است که در حال شکل گیری و انجام است و به عبارتی از ظهور حادثه یا انجام کاری پیشگیری به عمل می آید نامه های درخواستی حاوی تقاضا و درخواستی از میزان یا مقام مسئول است ً بیشترین نامه های اداری را تشکیل می دهند نامه های همآهنگ ی در بردارنده پیامی برای همموسیقی ی در کار و برنامه ریزی و بین دو واحد یا چند وزارت ردوبدل می شود. بخش نامه ها و دستورالعمل از نوع نامه های همآهنگ ی هستند .

نامه های عادی غیر عادی :

از حیث در جه ی امنیتی، نامه ها را به دو گروه عادی و غیر عادی تقسیم می کنند. نامه های غیر عادی نسبت به نامه های عادی از در جه ارزش بالاتری برخوردارند اکثرا ٌ ً مهر های مستقیم – محرمانه/ مستقیم- سری/ مستقیم- بسیار محرمانه یا غیر مستقیم- محرمانه با جوهر سرخ رنگ برروی پاکت نامه خورده می شود. اینگونه نامه ها بین مراکز تصمیم گیری بالا مراکز نظامی وزرات اطّلاعات ردوبدل می شوند.

علت اهمّیت مکاتبات اداری

1- مکاتبات اداری بستگی تام به سرنوشت سازمان از نظر خوب یّت یا شکست آن دارد.

2- همه اشکال ارتباط( نمابر- ایمیل- تلفن گرام- تلکس و .....) بر بنیاد نامه نگاری استوار است.

3- جریان تمام امور اداری و مالی سازمان از کوچکترین درخواست تا بزرگترین آنها به شکل نامه مکتوب میسر است به آن ترتیب اثر داده می شود.

4- نامه ها مکاتبات اداری به عنوان سیر انجام امور در یک سازمان یا نهاد، راهنمای مدیران در جهت پیشبرد امور سازمانی است.

5-نامه های اداری و مکتوبات بعد از گذر سالیان دراز می تواند یکی از منابع با اهمیت تاریخی محسوب شده در تدوین و تکمیل سیر تاریخی اداری اجتماعی دوره بکار آید.

6- بنابر ماده ی 1284 قانون مدنی هر نوشته ای که در مقام دعوی یا قابل استناد باشد سند است نامه های اداری مهمترین اسناد اداری سازمانی می باشند که اثرات حقوقی آنها برای اشویِژگزینشه حقیقی حقوقی آشکار است. هر نامه عنوان سند در مقام دعوی یا قابل ارائه است.

اجزای نامه های اداری:

1- نام خداوند: در نامه های اداری

اکثرا ً از« باسمه[3] تعالی» استفاده می شود.

نام خدا در فرم های چاپی اداری و جود دارد.

در غیر اینصورت نوشته می شود.

2و3- نشان سازمانی: نشانی سازمانی معین ات دفتری ً در برگه های

اداری از قبل چاپ می شود. محل قرار گرفتن نشانی سازمانی معین ات دفتری

در هر وزارت خانه مفرق است. اکثرا ً در سمت چپ و گاه در سمت راست می آید.

( بهتر است از فرم شماره استفاده شود.

4و5: فرستنده و گیرنده: ً عنوان گیرنده فرستنده به دو شکل در نامه ها می آید که به هر دو شکل صحیح است. گزینش آن به عرف سازمان بستگی دارد.

الف: از (فرستنده):....................... ب: به( گیرنده):...........................

به( گیرنده):................................... از(فرستنده):.................................

در عنوان نامه های داخل سازمانی یا برون سازمانی سطح، اکثرا ً عنوان واحد یا بخش سازمانی قید می شود:

از: اداره کل حراست

به:اداره خدمات ماشین ی

ی که در سازمان مقام پائین تر به بالاتر نامه می نویسد پیش از عنوان اداری گیرنده نام فامیل نوشته می شود.

جناب امیزانی

معاون محترم اداری مالی

در نامه های برون سازمانی در مقابل گیرنده عنوان وزارت خانه ذکر می شود هم واحد سازمانی موردنظر:

از: وزارت مسکن و شهرسازی

به:وزات جهاد کشاورزی – دفتر رسیدگی به شکایات.

6- مورد نامه: ذکر مورد نامه، هدف یا اهداف فرستنده را روشن می سازد مبین محتوای کلّی نامه است. موضوع نامه که در واقع طرح فشرده ی نامه داخل مایه ی آن است باید کوتاه، گویا، رسا باشد.

7- آغازنامه: نامه ها اکثرا ٌ ً با یکی از اشکال زیر شروع می شوند:

با درود و احترام/ سلام علیکم/ احتراماً/ با احترام

شروع نامه باکلمات احترام آمیز پسندیده است و کاربرد هر یک از آنها به ذوق نویسنده وموقعیت مخاطب بستگی دارد. ممکن است کلمات احترام آمیز در سطری جدا نوشته شود یا در شروع نامه:

با سلام و احترام، به اطلاع می رساند.......

با احترام، به استحضار می رساند...............

ضمن درود و تحیت، مستدعی است........................

احتراماً به آگاهی می رساند.......................................

احتراماً به عرض می رساند.........................................

با احترام، پیرو نامه ی شماره.....................................

با سلام و سپاس، در جواب به نامه ی .....................

با درود دعای خیر، بازگشت به نامه ی................

نکته: در عرف نامه نگاری اکثرا ً به جای اول شخص( می رسانم) از سوم شخص( می رساند) مصرف می کنیم. زیرا این کاربرد احترام آمیزتر بوده خود را غایب فرض می کنیم. در این صورت باید همه فعلها بصورت غایب بکار رود.

به استحضار می رساند....................... / خواهشمند است ...................................

معروض می دارد................................. / تگذشته می گردد.....................................

اعلام می شود....................................... / تقاضا دارد...............................................

ارسال می شود.................................... / تمنّا دارد..................................................

از رده های بالا به پائین:

ابلاغ می شود.................................... / دستور فرمائید........................................

ترتیبی اتخاذ فرمائید....................... /این جانب را از نتیجه کار مطلع سازید

منصوب می کنم ............................. / انتظار می رود........................................

پیگیری نمائید.................................. /در اسرع وقت اطلاع دهید....................

دو رده ی هم سطح:

دستور فرمائید.......................... / خواهشمند است اعلام نظر فرمائید.....

ارسال می گردد........................ / اعلام می شود..........................................

8- متن نامه:

متن نامه های اداری از سه بخش مقدمه، پیام اصلی و انتها کار پیگیری تشکیل می شود.

مقدمه ی نامه :

با توجه به اندازه نامه، موضوع، گیرنده ومیزان اشراف آبعضی از محتوا و مضمون و سوابق نامه نگاشته می شود. غرض از مقدمه، آماده ساختن ذهن گیرنده ی نامه و جهت دهی ذهن او به سوابق نامه است.

بازگشت به نامه ی در مورد ی چگونگی پرداخت کارانه ضوابط اجرایی آن به اطلاع می رساند.......................

پیرو در خواست مورخ10/4/83 سرکار مبنی بر حضـور در همایش فناوری اطلاعات خواهشمند است...........................

پیام اصلی: مهمترین بخش نامه است. رسیدگی به نامه ها گرفتن جواب مثبت در گرو تنظیم درست بیان پیام اصلی است . ممکن است عدم رضایت همه بخشهای نامه آنقدر در جواب گیری هدف های نامه موثر نباشدکه متن نامه موثر است. امروزه یکی از مهمترین ایراد های نامه های اداری، نارسا و مبهم بودن متن اصلی نامه است که در نتیجه سبب می شود. مسئولان پیگیری به بهتر ی نتوانند ایفای وظیفه کنند.

توجه :

چنانچه پیام اصلی، یک یا چند مسأله را طرح می نماید . ابتدا باید مسئله مهم و اصلی ذکر شود. متن گویا بدون ابهام باشد از عیوب بیانی زبانی خالی باشد.

انتها نامه:

هر نامه بسته به مقدمه و متن اصلی آن انتها می پذیرد. اکثرا ٌ عبارات پایانی نامه ها را سپاس وتشکر توفیق برای گیرنده، در خواست تزود در کار ارسال جواب تشکیل می دهد.


نامه های اداری


لذا خواهمشند است نسبت به مورد یادشده اقدام لازم را به عمل آورد.

بدین وسیله ضمن تأکید بر درخواست خود، خواهشمند است در انجام اجرای این درخواست تسریع بعمل آید.

نکته: باید به یاد داشته باشید که در انتها نامه بر آنچه خواسته اید تأکید ورزید، گیرندگان را به انجام در خواست خود تشویق بکنید ، پیام یا خواسته های را به لحاظ عاطفی اداری قانونی توجیه بکنید ، مدت زمان پاسخگویی و اثرات مساله را یادآور شوید.

9- امضاء:(نام و فامیل پست سازمانی): امضاء نشانة اتمام نامه است هر نامه با امضاء اعتبار می یابد.

نامه های اداری را به بالاترین مقام مسئول هر اداره و د رغیاب او معاون یا هر مقام مسئول دیگری که حق امضاء داشته باشد امضا می نماید . امضاء کننده هر کس که باشد مسئول نوشته ها محتوا است. پس خواندن نامه دقت در محتوای آن برعهده گرفتن تعهدات ان لازم است.

امضای نامه ها در سمت چپ نامه است. نام و فامیل کامل امضاء کننده بالای پست سازمانی وی نوشته می شود.